Antes mesmo da entrada em vigor da Lei nº 14.133/2021, a maior parte dos órgãos já enfrentava um problema estrutural silencioso: a ausência de padronização.
Sem um Catálogo de Padronização formalmente instituído, cada setor podia cadastrar o mesmo objeto com redações distintas, pequenas variações desnecessárias ou parâmetros técnicos incompletos. O resultado foi a multiplicação de descrições equivalentes, cadastros duplicados e inconsistências que comprometeram os sistemas internos de compras.
Como consequência dessa desorganização inicial, o reflexo hoje é evidente. Os sistemas passam a conter diversos registros para um mesmo produto, descritos de forma semelhante e, muitas vezes, sem a descrição técnica correta em nenhum deles.
Discussões jurídicas apontam que com a consolidação das boas práticas de governança pública e a ampliação das compras pela internet, especialmente por meio do SIXC, inobstante a necessária regulamentação, a padronização deixa de ser recomendável e passa a ser imprescindível.
O Catálogo de Padronização organiza aquilo que está fragmentado. Ele consolida descrições técnicas corretas, elimina duplicidades e estabelece critérios objetivos.
O Catálogo possui duas vertentes: a padronização dos objetos e a padronização dos instrumentos.
Na padronização dos objetos, estabelecem-se especificações técnicas adequadas, normas regulamentadoras aplicáveis, garantias mínimas, prazos de durabilidade e critérios objetivos para exigência de amostras. Isso permite segurança na compra, evitando a solicitação indiscriminada de amostras e, quando necessária, garantindo que os critérios de análise estejam previamente definidos.
Além disso, o catálogo pode estabelecer garantias mínimas para os produtos, protegendo a Administração desde a especificação até a execução contratual.
Na padronização dos instrumentos, consolidam-se modelos de ETP, Termos de Referência, editais, minutas contratuais, atas, pareceres referenciais, fluxos e procedimentos, sempre com controle de versão e data de atualização no rodapé.
A utilização de artefatos padronizados e previamente validados permite racionalizar a atuação jurídica, inclusive com a possibilidade de utilização de pareceres referenciais, conforme autorizado pela Lei nº 14.133/2021.
O processo de padronização, por si só, gera segurança institucional. Ele transforma decisões individuais em decisões institucionais, reduz improvisações, fortalece o controle interno e imprime previsibilidade às compras públicas.
No ambiente do SIXC, onde o sistema executa exatamente aquilo que está formalizado, a padronização garante coerência técnica e segurança jurídica, portanto, embora ainda seja um tema “pouco enfrentado” na Lei 14.133/2021, para viabilizar a facilitação na atuação das compras pela nova modalidade que “vem por ai” e que tantos esperam, bom que o assunto passe a ser entendido como substancial.
Padronizar é estruturar. Estruturar é governar com responsabilidade e consiste numa relevante ação de governança.
A padronização não se estabelece por prática informal, contrariamente, exige ato normativo interno que imponha formalidades mínimas a serem observadas pelos órgãos, como a obrigatoriedade de uso do Catálogo, a competência para atualização, o controle de versões, o fluxo de revisão, a vinculação dos setores demandantes aos modelos padronizados, as hipóteses excepcionais de não utilização, mediante justificativa formal, dentro outros.
Sem normativo, não há imposição institucional.
Há apenas recomendação.
E recomendação não gera padronização.
O ideal é que o Catálogo seja inicialmente instituído em versão piloto que permita os ajustes técnicos necessários, a identificação de inconsistências, testando a aderência à realidade do órgão e corrigindo falhas antes da consolidação definitiva.
O Catálogo deve ser inserido no site oficial do órgão, garantindo oficialidade, transparência, controle social maturidade administrativa e previsibilidade nas contratações.
Contudo, é necessário cuidado.
Ter um “catálogo” no site e inserir documentos sem critérios técnicos claros, sem normativo que os reconheça como padronizados e sem obrigatoriedade de uso, não valida a padronização, pois disponibilizar modelos soltos não é padronizar.
A Administração indireta também pode e muitas vezes deve possuir seu próprio Catálogo de Padronização, considerando que possuem estrutura própria, realidade operacional distinta, fluxos internos específicos e necessidades técnicas particulares.
Especialmente na padronização dos instrumentos, os artefatos precisam refletir a estrutura da entidade.
Não é adequado simplesmente replicar modelos da administração direta sem adequação técnica. Padronizar não significa uniformizar indiscriminadamente, e, sim, organizar dentro da realidade institucional.
Existem diversas metodologias para implantação de Catálogo de Padronização. Algumas partem por classificação por natureza do objeto, outras por secretaria demandante, outras por tipologia de contratação, contudo, a metodologia mais utilizada organiza os instrumentos por modalidades de contratação.
Essa estrutura facilita a consulta pelos servidores, a vinculação ao procedimento adequado, a compreensão do fluxo e a previsibilidade das etapas. Organizar por modalidade aproxima o Catálogo da realidade prática da licitação.
Nesse sentido, é importante diferenciar a organização documental da padronização institucional. A padronização verdadeira:
A implantação do Catálogo de Padronização não está vinculada a um único modelo metodológico. Existem diversas metodologias facilitadoras que podem ser adotadas pelos municípios, respeitando sua estrutura administrativa, seu porte e sua capacidade operacional.
A União adota procedimento mais robusto, que pode envolver, conforme o caso, consulta ou audiência pública para determinadas padronizações. Trata-se de modelo compatível com a complexidade da Administração Federal. Isso, porém, não significa que estados e municípios estejam obrigados a reproduzir o mesmo rito.
A Lei nº 14.133/2021 estabelece princípios e diretrizes gerais. Ela não impõe metodologia única para a padronização de objetos e instrumentos no âmbito local, então, o município pode normatizar sua própria metodologia, desde que:
A padronização municipal pode ser estruturada de forma mais simplificada que a da União, especialmente quando se trata de objetos de uso recorrente, bens de consumo comum, instrumentos procedimentais internos, artefatos administrativos padronizados. O que legitima o Catálogo não é a complexidade do rito, mas sim a formalização normativa e a coerência técnica.
Adotar metodologia mais simples não significa fragilizar a padronização, significa adequar o procedimento à realidade institucional. Municípios de pequeno e médio porte não precisam replicar o mesmo grau de formalidade da União para estruturar seu Catálogo. Eles precisam organizar seus dados, corrigir inconsistências históricas, definir parâmetros técnicos mínimos, consolidar instrumentos e estabelecer governança interna.
Então, em tempos de nova lei de licitações, ainda que o assunto possa parecer um tanto distante da realidade de muitos órgãos que debatem a exigência de padronizar, regulamentar e capacitar suas equipes (única ação de governança efetiva na implementação da NLL), é chegada a hora de enfrentar esse instrumento que irá consolidar a padronização do orgão estabelecendo segurança na aplicação das boas práticas.
