A planilha de custos é um instrumento auxiliar da administração nas contratações públicas, porquanto permite a delimitação do valor a ser dispendido de forma mais segura sendo obrigatória para obras e prestação de serviços e opcional para compras.
A planilha vai orientar também a formulação de propostas pelos fornecedores e será anexo obrigatório quando o orçamento não for sigiloso (possibilidade da modalidade pregão), portanto, se neste instrumento não forem considerados custos na composição do preço as empresas podem sofrer prejuízos, especialmente ao longo da execução do contrato.
Muitos órgãos não observam com frequência a exigência da formulação das planilhas e os Tribunais de Contas tem se atentado para o fato mais recentemente, por ocasião das inúmeras exigências decorrentes da materialização da fase de planejamento nos autos (Estudos Técnicos Preliminares – ETPs).
Sendo assim, sempre que o valor do objeto for composto por diversos elementos, a exemplo das contratações de obras e serviços de engenharia, e de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, a Administração deve elaborar a planilha de custos e anexá-la, via de regra, ao instrumento convocatório de seu certame (anexo obrigatório do edital se o orçamento não for sigiloso), bem como exigir que os licitantes apresentem suas propostas acompanhadas da referida planilha com os custos diretos e indiretos da contratação, anexo que também norteará eventual revisão dos preços.
Importa ressaltar que, no caso específico de obras e serviços de engenharia, o custo máximo da contratação é balizado, a rigor, pelos valores constantes em tabelas oficiais de referência, tal como a tabela SINAPI (Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil), nos moldes do que orienta o Decreto Federal 7.983/2013.
As planilhas tornam-se obrigatórias para a prestação de serviços, contudo inobstante indispensáveis nos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra, onde será necessário detalhar toda a formação dos custos diretos e indiretos (na medida em que o principal item de custo da contratação – mão de obra – onera com exclusividade o contrato), em contratos, de serviços continuados ou não, que não envolvam dedicação exclusiva, a definição do valor pode ou não ocorrer com base em planilha, devendo a sua dispensa ser motivada nos Estudos Técnicos Preliminares.
Uma opção é que a planilha seja feita em grandes blocos de custos (mão de obra, materiais, custos indiretos, tributos e lucro), sendo então sintetizada, mas a necessidade/possibilidade de ser formalizada deve estar exposta nos ETPs.
Não podemos esquecer que o ônus da apresentação de propostas e da formação de preço suficiente para cobrir todos os valores necessários para a execução do objeto cabe aos licitantes, ensejando eventuais irregularidades, a exemplo da não inclusão de custo obrigatório, a desclassificação da proposta (§ 3º do art. 44 da Lei 8.666/93[1]).
Portanto, os licitantes devem cotar todos os custos diretos e indiretos incidentes, nos percentuais que a legislação e demais atos normativos lhes impuser, podendo deixar de cotá-los em caso de isenção prevista em norma própria ou decorrente de decisão judicial, a exemplo de liminar concedida em ação de mandado de segurança.
Do mesmo modo, os licitantes podem ter encargos e custos que não foram previstos na planilha anexa ao edital, mas que compõe sua proposta e devem ser repassados para a Administração, por isso a importância e recorrência das impugnações de editais e denuncias nos TCEs respectivos (ou TCU se a verba for federal).
Em resumo, se o órgão apresentar a planilha sem a consideração a custos diretos e indiretos obrigatórios, pode sofrer impugnações, se não apresentar, mesmo em prestação de serviços que não sejam de mão de obra exclusiva sem justificativa nos ETPs, também. Se o órgão apresentar proposta sem considerar custos importantes na composição do preço, arca com a sua proposta, se considerar custos inexistentes/dispensáveis que oneraram o preço, mesmo com o contrato em execução pode ser intimado pelo órgão para realinhar os preços e se não aceitar, pode ter o contrato anulado.
Ainda há muito que se debater acerca do tema, posto que agora que os órgãos, em decorrência dos Estudos Técnicos Preliminares, começam a ser cobrados do cumprimento de uma exigência antiga (e pouco observada), teremos mudanças na Nova Lei de Licitações que alterarão este tema, ao que parece, retirando o rigor da letra da lei (que na grande maioria das vezes, nem chegou a ser cumprida), para flexibilizar o processo de precificação.
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E nesse contexto, seguiremos observando o novo cenário.
[1] Art. 44. No julgamento das propostas, a Comissão levará em consideração os critérios objetivos definidos no edital ou convite, os quais não devem contrariar as normas e princípios estabelecidos por esta Lei. (…)
§ 3º Não se admitirá proposta que apresente preços global ou unitários simbólicos, irrisórios ou de valor zero, incompatíveis com os preços dos insumos e salários de mercado, acrescidos dos respectivos encargos, ainda que o ato convocatório da licitação não tenha estabelecido limites mínimos, exceto quando se referirem a materiais e instalações de propriedade do próprio licitante, para os quais ele renuncie a parcela ou à totalidade da remuneração.
