O artigo dessa semana, de uma forma indireta, envolve um tema que está na lista dos meus preferidos. A fase preparatória!
EXPLICO: A SESSÃO DO PREGÃO ESTÁ INTIMAMENTE LIGADA A FASE PREPARATÓRIA, ou seja, antes de publicar o edital e iniciar a fase de seleção do fornecedor (a ‘conhecida’ fase externa), cabe ao pregoeiro preparar a sessão.
Abordaremos, então, a importância dos atos preparatórios da sessão e como eles contribuem para o sucesso das licitações sob a nova legislação.
Na NLL, o agente responsável pelo preenchimento do cheklist de verificação de regularidade, certifica o cumprimento das disposições legais, verifica a necessidade de remessa para os pareceres jurídico e da controladoria e encaminha o feito para o início da fase externa.
Nesse momento, o planejamento adequado da contratação vai assegurar uma fase externa eficiente (e quanto melhor planejada e bons os instrumentos da fase preparatória, mais fácil o certame), contudo, o que importará da fase que se inicia agora para o pregoeiro, são os atos necessários para a boa sessão.
E no que consistem os atos preparatórios para a sessão?
A experiência faz com que cada pregoeiro saiba bem quais as principais ações a serem abordadas antes da sessão, porém, alguns, por falta de tempo e excesso de trabalho (principal problema atual da Administração), acabam por iniciar a sessão sem qualquer ato preparatório indicado pelas boas práticas!!!
Indica-se como atos preparatórios relevantes:
- Leitura atenta do edital com atenção especial nas especificações técnicas do objeto, exigências de habilitação e de capacidade técnica, para verificação de eventuais direcionamentos ou exigências exorbitantes;
- Estudo do objeto para verificação de eventuais pontos polêmicos que possam originar impugnações ou denúncias nos Tribunais de Contas – sugestão: delegar à equipe de apoio;
- Pesquisa sobre decisões/precedentes que possam auxiliar nas respostas/manifestações do pregoeiro;
- Preparação da equipe para o certame, com discussões e troca de opiniões;
- Conhecer os anexos da contratação;
- Estudar a planilha de formação de preços para entender de sua composição e verificar se os preços formados não estão desatualizados.
Sobre o pregão eletrônico veja meu artigo no link abaixo:
https://www.opiniaosimoneamorim.com.br/o-pregao-eletronico-como-facilitador-da-aplicacao-da-nova-lei-de-licitacoes/
O planejamento da sessão do pregão com a equipe é outro ponto essencial dos atos preparatórios. Nessa etapa, é definida a data, o horário e o local da sessão, com estratégias de alternância de acordo com a complexidade do objeto (classificando-o como de média, alta ou baixa complexidade) ou mesmo em relação ao número de itens ou vultuosidade da contratação.
No momento do planejamento da sessão, cabe também discutir com a equipe pontos que possam ter originado dúvidas, bem como os critérios para a classificação das propostas e a forma de disputa entre os licitantes. Um planejamento adequado evita transtornos, atrasos e inconsistências durante a sessão, garantindo a lisura e a eficiência do processo licitatório.
E como a fase preparatória pode interferir na externa?
RESPOSTA: UM EDITAL MAL FEITO, um ETP sem o adequado planejamento, pode ensejar dúvidas que refletirão na sessão, ex.: 1- Num credenciamento de médicos poderão participar empresas constituídas individualmente pelos profissionais ou também empresas com diversos profissionais, poderão se habilitar? 2- A exigência de orçamento sigiloso sem justificativa pode aumentar a predisposição para as impugnações? Todas as vezes que perguntas relevantes ficarem “sem respostas” no TR ou no edital, o erro fatalmente advém do ETP e as chances do sucesso da sessão do pregão, diminuem drasticamente.
Sendo assim, o planejamento adequado da sessão do pregão e a divulgação transparente dos atos preparatórios são fatores determinantes para o sucesso das licitações. Esses procedimentos asseguram que todos os participantes tenham acesso às mesmas informações e possam concorrer de forma justa, promovendo a competição e a busca por soluções mais vantajosas para o Poder Público.
Além disso, os atos preparatórios contribuem para a redução de erros, retrabalhos e questionamentos durante o processo licitatório, agilizando o procedimento e otimizando o uso dos recursos públicos. A clareza das regras estabelecidas nos atos preparatórios evita controvérsias e possibilita uma análise objetiva das propostas apresentadas pelos licitantes, facilitando a escolha da melhor opção.
Em suma, a importância dos atos preparatórios para a sessão do pregão na NLL não pode ser subestimada. Eles são a base para a realização de licitações transparentes, eficientes e que promovam a busca pela excelência na contratação pública. Ao garantir a igualdade de oportunidades e a ampla concorrência, o pregoeiro estará apto a desenvolver os seus trabalhos (porque o pregoeiro não é mágico e só consegue trabalhar com as ferramentas que tiver em mãos) selecionando, de fato, os melhores fornecedores e oportunizando contratos mais vantajosos para a sociedade como um todo.
DICA:
Como venho defendendo sempre, a designação de pregoeiros deve recair em servidores com perfil dinâmico, capaz de compreender o cenário, tomar decisões importantes por conta própria, impulsionar o processo licitatório para a melhor contratação, e, para isso, importa que tenha preparação teórica para agregar à prática e também uma ‘boa equipe de apoio” com membros que possam, de fato, auxiliar.
Como ponto de atenção destaco ainda a previsão contida no § 2º do artigo 14, do Decreto nº 11.246/22, para quem a atuação do agente de contratação na fase preparatória deverá se ater ao acompanhamento e às eventuais diligências para o fluxo regular da instrução processual.
Finalmente, de grande relevância que os pregoeiros tenham em mãos, um cheklist de verificação das ações prévias que lhes direcione aos pontos de atenção a serem verificados previamente à marcação da sessão pública.
Portanto, sem um adequado planejamento e a adoção das ações de governança tão importantes ao novo regime – normatização, padronização e capacitação, tema a tema – a fase externa estará fadada ao insucesso (pois os agentes que atuarão nessa fase, a conhecida da velha lei como “externa”, não conseguirão, sozinhos, e sem regras claras e eficientes, escolher, de fato, a melhor proposta para o atendimento da necessidade do órgão).
A fase preparatória é tão importante, que a sua elaboração de forma ineficiente, alcançará inclusive a fase de gestão e fiscalização contratual, razão pela qual, na era da NLL não haverá espaço para amadorismo, sendo imprescindível a profissionalização dos agentes que atuarão nas compras públicas, em todas as fases processuais.
