O Plano Básico de Fiscalização (PBF) é o instrumento que reúne as regras básicas, mínimas e essenciais para a realização do processo de fiscalização dos contratos. Essas regras orientam a atuação do fiscal e do gestor de contratos, definindo o fluxo do processo e as ações necessárias para a execução eficaz de todos os contratos, independentemente do objeto, além de representar importante mecanismo de mitigação de riscos, na medida em que proporciona ao órgão um fluxo adequado e segurança no processo de fiscalização.
O Plano Básico de Fiscalização pode ser somado a um Plano Adicional de Fiscalização, quando houver peculiaridades ou particularidades na execução de objeto específico. Nessas situações, os agentes responsáveis pela fiscalização deverão observar, além das regras gerais (PBF), regras específicas para àquele objeto.
Exemplo: na contratação de empresa para administração e manutenção da frota de veículos, certamente existirão particularidades que precisarão ser seguidas e observadas pela fiscalização, a partir de regras capazes de absorver procedimentos específicos e fluxos adequados, de modo que essas particularidades sejam conhecidas por todos os fiscais e efetivamente adotadas no processo de fiscalização. Pode ser essencial para a boa execução desse objeto, que seja realizada a reunião inicial do processo de fiscalização (dispensada na maior parte dos contratos).
Observa-se, ainda, que integra o processo de fiscalização o preposto indicado pela empresa contratada, figura essencial para “fazer dar certo” a execução. Na metodologia que insere o Plano Básico de Fiscalização (PBF) como instrumento de apoio e orientação ao processo de fiscalização, e que admite melhorias contínuas, com novas inserções (sempre que se verificar a necessidade de adoção de determinada ação que será útil em qualquer contrato), independentemente do objeto, o PBF pode e deve ser alterado para se manter permanentemente adequado à realidade e à estrutura do órgão.
Onde mencionar o PBF?
O Plano Básico de Fiscalização deve ser mencionado nos instrumentos de planejamento da contratação para especificar como se dará a fiscalização da execução do objeto e deve ser publicado no site do órgão, para que seja do conhecimento de todos os envolvidos (como fiscais, gestores, prepostos e empresas interessadas em contratar com a Administração, bem como dos Tribunais de Contas e da sociedade em geral). Assim, todos saberão como se dará o processo de fiscalização.
Na medida em que se consolida como instrumento de diretrizes para a atuação dos fiscais e gestores de contrato, o Plano Básico de Fiscalização, adaptado à realidade e à estrutura do órgão, transforma-se em um documento dinâmico de atuação, um verdadeiro guia, conferindo maior segurança à atuação dos envolvidos no processo de fiscalização e contribuindo para a busca da eficiência e da eficácia das compras públicas. Quanto mais valorizado, divulgado e efetivamente trabalhado for esse instrumento da Nova Lei de Licitações, maiores serão os ganhos na execução contratual e no aperfeiçoamento das próximas contratações.
Tenho reiterado, em várias oportunidades, a importância da fase de fiscalização na Nova Lei de Licitações, tanto para viabilizar a melhor execução do objeto contratado quanto para qualificar o planejamento das futuras contratações. Sobre esse tema, aprofundei a reflexão em artigo anterior, em que trato da gestão e fiscalização de contratos. A leitura é complementar a este texto e pode ser acessada no link:
Eu desenvolvi esta medologia de trabalho na intenção de facilitar a atuação dos agentes envolvidos no processo de fiscalização e, também, servir de ação de mitigação de riscos para as compras públicas, sendo essencial na sua adoção as ações de governança que vem fazendo a NLL ser implementada de forma mais segura e depende de normatização, definição de modelos adequados e fluxo ideal, bem como de capacitação da equipe.
